Apakah kantor Anda masih membuat invoice secara manual? Di era digital seperti saat ini, telah tersedia banyak cara untuk mempermudah pembuatan invoice secara online, baik gratis maupun berbayar. Yuk, cari tahu cara membuat invoice online lewat penjelasan di bawah!
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen berisi rincian transaksi bukti pembelian. Dalam invoice, tertera nama produk, harga produk, waktu transaksi, dan nomor invoice.
Pada umumnya, istilah invoice banyak digunakan oleh kalangan karyawan di kantor. Invoice ini berfungsi sebagai bukti transaksi pembelian oleh karyawan untuk disetorkan kepada tim finance atau keuangan.
Tim finance sendiri membutuhkan invoice untuk membantu pembukuan agar menghindari kesalahan input data serta menjadi salah satu syarat reimburse atau penggantian dana yang dikeluarkan oleh karyawan.
Baca Juga: Cara Membuat Linktree di Bio Instagram untuk Pemula, Mudah!
Hadirnya Invoice Online
Jika dahulu pembuatan invoice mengandalkan lembaran kertas, kini sudah banyak metode yang lebih modern. Di tengah perkembangan teknologi digital, invoice bisa Anda buat dengan mengandalkan internet.
Invoice bisa dibuat secara daring dengan bantuan software invoice generator, yaitu aplikasi yang menawarkan berbagai fitur dan template menarik untuk membuat invoice secara efisien.
Keberadaan invoice online juga bisa membantu mengamankan bukti-bukti transaksi karena Anda tidak perlu lagi khawatir struk bukti transaksi terselip atau berceceran.
Cara Membuat Invoice Online dengan Praktis
Invoice ini dapat Anda buat kapan dan di mana saja. Proses pembuatannya juga tidak membutuhkan waktu lama. Anda bisa ikuti cara bikin invoice online berikut ini.
1. Buka Aplikasi atau Website Penyedia Invoice Online
Sekarang ini, ada banyak aplikasi atau website yang melayani pembuatan invoice daring, mulai dari harga Rp0,00 alias gratis hingga berbayar. Contohnya adalah Zoho, Invoice Generator, Invoice Quick, dan sebagainya. Pilih saja aplikasi yang menurut Anda nyaman dan mudah untuk dioperasikan.
Biasanya, Anda akan diminta untuk membuat akun terlebih dahulu jika merupakan pengguna baru. Ikuti saja arahan untuk membuat akun baru. Setelah akun jadi, Anda bisa melanjutkan ke tahap berikutnya.
2. Pilih Template Invoice
Setiap aplikasi atau website pembuatan invoice akan menyediakan berbagai template yang menarik. Tenang saja, tersedia pula template invoice polos jika Anda lebih suka tipe template formal.
3. Masukkan Data
Tahapan paling penting dalam cara membuat invoice online adalah mengisi data transaksi. Masukkan data pembeli, daftar nama produk atau jasa yang dibeli beserta kuantitasnya, tanggal dan jam transaksi, serta nomor invoice. Jangan lupa sertakan total tagihan pembayarannya.
Pastikan tidak ada data yang salah dengan mengecek ulang invoice yang telah Anda buat. Jika ada diskon saat transaksi, jangan lupa untuk memasukkannya ke dalam invoice.
4. Atur dan Sesuaikan Tata Letak
Setelah data-data Anda masukkan, langkah selanjutnya adalah mengatur dan menyesuaikan tata letak invoice. Anda bisa menambahkan logo, stempel, atau kop di invoice. Keuntungan dari membuat invoice daring adalah Anda bisa mengedit terus sampai tata letaknya sesuai dan Anda puas dengan hasilnya.
5. Download Invoice
Cara buat invoice online terakhir adalah mengunduhnya. Jika invoice sudah rapi, maka bisa Anda download untuk kemudian disimpan di Google Drive atau memori penyimpanan lain yang Anda pastikan aman.
Baca Juga: 5 Cara Mengatasi Akun Google Drive Penuh dengan Mudah
Cara Membuat Invoice Online Mudah, Bukan?
Kecanggihan teknologi memang sepatutnya memudahkan pekerjaan manusia, begitupun dalam hal pengarsipan dokumen keuangan. Cara membuat invoice online yang praktis dan efisien pun akan membuat pekerjaan jadi lebih efektif.
Selain itu, tidak akan ada lagi alasan bukti pembayaran terselip atau hilang karena sifatnya yang digital membuat invoice bisa disimpan di perangkat elektronik. Namun, saat membuat invoice online, karyawan butuh internet dengan koneksi cepat dan stabil. Apalagi jika berurusan dengan keuangan yang sifatnya rawan dan sensitif.
Solusinya adalah dengan memasang layanan Internet Kantor Fiber Broadband dari internetcepat.id. Internetcepat.id mampu mengirimkan data dalam kapasitas besar dengan cepat dan stabil, tahan cuaca, serta memiliki latency yang rendah. Sehingga, efektivitas kerja para karyawan di kantor Anda akan semakin meningkat.